小さな飲食店経営の領収書、請求書等、どうやって保管しますか?

こんにちは みきです

もうすぐ確定申告が始まりますね

旦那が商売始めて今年で満15年を迎えますが何年経ってもなんだかめんどくさいような気が重くなるような、そんな気持ちになってしまいます

できるだけ日頃からできることはやって負担が少なくなるようにしたいものですね

領収書や請求書等の書類は7年間の保管義務があると把握しています

正確には確定申告の期限日から数えて7年、だからな
今初めて知ったんだろ?
しっかり頼むぜ

何となく7年くらい、としか把握してなくて
だから7~8年前の書類は処分していいのかどうかモヤモヤしてたわ

書類と一言でいっても各種色々あるので本当にかさばってしまいますよね

昨年少し整理したんですが、10年くらい前のものもそのまま置いててそんなことすら忘れていたのを反省しました

ちなみに処分するのにもいくらかお金がかかります

こんないい加減な私ですが、商売関連の書類、紙類とこんな感じで付き合ってるよーというのをまとめてみたいと思います

目次

飲食店のうちの紙事情

発生する紙類はこんな感じ

うちは飲食店の経営をしていて、現金でやり取りすることがほとんどです

仕入→毎日支払うところには現金で払って領収書をもらう

   掛けで仕入れているところは毎日納品書をもらって月末に請求書をもらう

   それ以外、スーパー等で食材や消耗品を買う時も現金で(最近、初めて個人事業主向けのクレジットカードを作りました)

売上→現金とクレジットカードでの支払い(現金が多い)

   掛けのお客様にはその都度、もしくは月末〆で請求書を発行

   売上のオーダー伝票、精算ロール紙、クレジット決済明細控

   月に2回振り込まれるカード決済の明細書

従業員→タイムカード

   クラウド給与を取り入れるまではエクセルで作った給与明細の控

   現在はPDFで保存しているので紙として必要があったらそれに応じてプリントアウトする予定

   年末に回収する扶養控除等異動申告書、保険料控除

   履歴書、労働者名簿、賃金台帳など

   ちなみに従業員は一番多い時でも10人くらい(今は5~6人)

その他、各種契約書

え?書き出してみたもののこんなに紙が家の中にあふれているのか?っていう驚きの事実

ありすぎて存在を忘れているものもありそうな気がしてきました

何も、ミニマリスト目指すほどには考えていませんが、今後はもっとスッキリさせたいと願いながらもこれは程遠い現実です

毎日と、毎月と

領収書、主なところが10社くらいあるのでそれはそのお店ごとに分けて入れて

その他はその他でざっくり入れておきます

そして毎日とは言いません、月に何度か会計ソフトに入力しておきます

こうして写真右の引き出しに一時保管場所として入れておきます

納品書はそのまま放り込むスタイル(笑)

会計ソフトへの入力が済んだら

領収書は茶封筒へ入れて、請求書はつづり紐で括って写真左の箱に放り込む

その他タイムカード等もこの箱にイン

バンカーズボックスのデザインが新しくなってますね

見た目オシャレなので愛用しています

PCスペースと保管場所の関係

振り向いたらぽい

一年経ったら衣替えみたいに

この箱がいっぱいになった一年後別の場所に引っ越しします

先日の古いゲーム機があったスペースに2020年のものを入れてみた

間口が広いので探し物があったときは探しやすいかな?

先ほどのPCスペースの後ろは広さとしては8こ置けるんですが、それしちゃうと奥の箱を取り出す時重くて大変なので今のように奥には4個までとしてます

となると、ここにない2018~2019年はまた別のところにあるんですよね

正直スッキリハマってないわ...

というわけで、年が変わったら衣替えのように箱ごと移動させて自分がわかりやすいようにカスタマイズしていく感じですね

まとめ

世の中がキャッシュレス化、ペーパーレス化と変化していくけれども実際には簡単には紙の量を減らせそうにないのがうちの現実です

今は申請すれば電子帳簿保存法も利用できるようなので領収書もスキャンして電子化して紙を減らすという選択肢もあるのかもしれませんが、どこまで楽に便利に使えるようになるのか疑問はありますね

ちなみに最近知ったのですが(余談)

iPhoneに標準装備されているメモアプリ、これもタップ一つで画像スキャンできる機能が備わっていたのですね!

学校等のお知らせの紙とかならこれで十分使えると思います

自営業の事務、経理、本当に地味に細かくて面倒な作業が多いですができるだけためずに効率よくできるようにしたいものですね

作業の効率化という意味では会計ソフトは必須かと思います

簿記の知識がなくても多分大丈夫

こんな感じでめちゃくちゃ大雑把に保管してるわけですがもしも、実際に税務調査とか来たらこんなんじゃだめなのかなぁ?と時々思います

14年以上やっててまだ来たことがないので何ともわからない

最低限、税理士さんに尋ねられた時にできるだけ早く探している伝票や書類を出せるようにしておきたいところです

同じように仕事をされてる皆さま、大変ですが頑張りましょう!

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